Elektronisches Postfach

Kontoauszüge und Mitteilungen der Bank überall online abrufen

Das elektronische Postfach bei Ihrer VR-Bank Altenburger Land eG.

Das elektronische Postfach ist die gesicherte Plattform zur Kommunikation zwischen Kunde und Bank innerhalb Ihres Internetbankings. So können wichtige Dokumente rechtssicher zugestellt und Informationen geschützt ausgetauscht werden.

Voraussetzung für die Nutzung des elektronischen Postfachs ist der Abschluss einer entsprechenden Vereinbarung. Diese können Sie direkt im Internetbanking oder schriftlich per Post abschließen. Bei Fragen dazu sind Ihnen unsere Servicemitarbeiter in den Filialen gern behilflich.

Unser Tipp: Richten Sie zusätzlich für Ihre Konten im Internetbanking einen Benachrichtigungsservice ein. So verpassen Sie keine Information. Sie erhalten automatisch eine E-Mail oder SMS, sobald eine neue Nachricht oder ein neues Dokument in Ihr elektronisches Postfach eingestellt wurde.

Ihre Leistungsvorteile

  • rechtssichere und geschützte Kommunikation mit Ihrer VR-Bank (Austausch von Dateien möglich)
  • Abruf Ihrer Kontoauszüge für Giro-, Spar- und Darlehenskonten, Kreditkartenabrechnungen, UnionDepot-Dokumente (Ordermitteilungen, Depotauszüge, Hauptversammlungsunterlagen) bequem von zu Hause oder unterwegs über Ihre VR-BankingApp
  • Zustellung wichtiger Nachrichten und Mitteilungen von Ihrer VR-Bank
  • Archivierung Ihrer Dokumente für 10 Jahre in Ihrem elektronischen Postfach
  • Anerkennung der Dokumente durch Finanzämter
Umstellung auf den elektronischen Kontoauszug
Elektronisches Postfach für UnionDepot freischalten
Zusatzinformationen für Firmenkunden
  • Umstellung auf den elektronischen Kontoauszug im Internetbanking

    Mit der Umstellung auf den elektronischen Kontoauszug erhalten Sie Ihre Kontoauszüge als PDF-Dokument in das elektronische Postfach in Ihrem Internetbanking eingestellt. Sie können selbst entscheiden, ob Sie Ihre Kontoauszüge künftig zu Hause ausdrucken, abspeichern oder einfach im elektronischen Postfach bis zur automatischen Löschung archivieren möchten.

    Freischaltung für den elektronischen Kontoauszug

    Mit dem elektronischen Kontoauszug bieten wir Ihnen einen vollständigen Ersatz zum gedruckten Auszug für Ihre Giro-, Spar-, Darlehenskonten, Termingelder, Kreditkartenabrechnungen und Dokumente für Ihr UnionDepot (gesonderte Freischaltung) an. Wenn Sie Ihre Konten auf den elektronischen Kontoauszug umstellen möchten, können Sie die Freischaltung selbst in Ihrem Internetbanking veranlassen:

    1. Melden Sie sich im Internetbanking an und wechseln Sie in den Menüpunkt "Postfach".
    2. Wählen Sie das Untermenü "Verwaltung". Wählen Sie die Person aus, die Sie zum Postfach anmelden möchten und klicken Sie anschließend in der rechten Spalte "Aktion" auf "Anmelden".
    3. Öffnen Sie die Nutzungsvereinbarung und erkennen diese durch Setzen eines Hakens an.
    4. Bestätigen Sie abschließend den Anmeldevorgang mit einer gültigen TAN.

    Zur Unterstützung bei der Freischaltung steht Ihnen diese Anleitung zur Verfügung.

    Bereitstellung Ihrer elektronischen Kontoauszüge

    • Der elektronische Kontoauszug Ihres Kontokorrentkontos und Ihrer Termineinlage wird monatlich zum Ultimo erstellt.
    • Für Ihre Sparkonten erhalten Sie nach jedem Umsatz und für Ihre Darlehenskonten bei Firmenkunden halbjährlich und Privatkunden jährlich einen Auszug.
    • Bereits "gelesene" elektronische Dokumente bleiben in Ihrem Postfach für einen Zeitraum von 36 Monaten gespeichert. Nach diesem Zeitraum werden diese automatisch gelöscht.
    • Wir empfehlen Ihnen, sich die Dokumente auf Ihrem lokalen Rechner abzuspeichern und gesichert zu archivieren.

    Gern sind Ihnen auch unsere Servicemitarbeiter in unseren Filialen bei der Umstellung behilflich.

    Abholung des elektronischen Kontoauszuges in der Bankingsoftware

    VR-Networld Software

    Voraussetzung für das Abrufen von elektronischen Kontoauszügen in der VR-NetWorld-Software ist der Abschluss der „Vereinbarung zur Nutzung des elektronischen Postfachs“ mit Ihrer VR-Bank, damit diese Funktion für das ausgewählte Konto unterstützt und freigeschalten werden kann. Sie können diese Vereinbarung im Internetbanking selbst anlegen (eine Anleitung finden Sie in den vorgenannten Erläuterungen) oder in einer unserer Filialen unterzeichnen.

    Anschließend können Sie mit Hilfe dieser Anleitung die Einrichtung in der VR-NetWorld-Software vornehmen.

    Profi cash

    Sofern Sie die Vereinbarung für die Nutzung des elektronischen Postfaches abgeschlossen haben, können Sie die elektronischen Kontoauszüge auch mit dem Zahlungsverkehrsprogramm Profi cash abholen. Dazu gehen Sie bitte wie folgt vor:

    1. legen Sie in Profi cash eine neuen Job an: Tagesgeschäft > Joberstellung > elektronischer Kontoauszug über HBCI
    2. anschließend oben rechts das entsprechende Konto auswählen und auf "Job erstellen" klicken

    Eine Kommunikation mit der Bank ist über die VR-NetWorld-Software oder Profi cash nicht möglich. Nutzen Sie hierzu das Postfach im Internetbanking.

  • Elektronisches Postfach für UnionDepot

    Führen Sie Ihre Kontoüberweisungen durch und verwalten Sie gleichzeitig Ihr Depot für Investmentfonds. Mit UnionDepot von Union Investment ist das direkt in Ihrem Internetbanking möglich. Mit den höchsten Sicherheitsstandards rufen Sie hier Informationen zu Ihrem Depot auf:

    • aktuelle Depotübersichten
    • verständliche Umsatzübersichten mit den in UnionDepot durchgeführten Transaktionen
    • umfassende Daten zu allen in UnionDepot handelbaren Fonds
    • Depotvereinbarungen wie gültige Sperren oder Vollmachten
    • Steuerumsatzübersichten und -details
    • relevante Vertragsdaten und Informationen über Zulagen zur Riester-Rente

    Darüber hinaus stehen Ihnen in UnionDepot folgende Funktionen zur Verfügung:

    • Fondsanteile kaufen, verkaufen oder umtauschen
    • Anspar- und Auszahlpläne erfassen, bearbeiten oder löschen
    • Aufträge im Orderbuch einsehen
    • noch nicht ausgeführte Aufträge streichen
    • Freistellungsaufträge überprüfen und bei Bedarf anpassen

    UnionDepot – jetzt auch mobil

    Unterwegs den aktuellen Depotbestand prüfen, die Umsätze einsehen oder einen Fondskauf tätigen? Mit der VR-BankingApp ist das kein Problem. In der mobilen Version des Internetbankings Ihrer VR-Bank können Sie nicht nur viele Anzeigefunktionen Ihres Depots von Union Investment nutzen, sondern auch Fonds kaufen, verkaufen oder tauschen. Ebenso bequem lassen sich Ansparpläne anlegen, bearbeiten oder löschen. Moderne Standards und das TAN-basierte Sicherheitsverfahren der Bank bieten dabei besten Schutz und erfüllen in Sachen Mobilität und Benutzerfreundlichkeit höchste Ansprüche.

    Der direkte Weg zu Ihren Depotdaten - so schalten Sie Ihr Depot frei

    Wenn Sie bereits ein UnionDepot bei Union Investment besitzen, muss nur noch die Freischaltung für den Zugriff über Ihr Internetbanking erfolgen. Dazu benötigen wir Ihre Zustimmung, dass wir Ihre Daten – Name, Geburtsdatum, Adresse und Bankkundennummer – an Union Investment Service Bank AG übermitteln dürfen. Nur so können Sie eindeutig als berechtigte Person identifiziert werden.

    Eine einmalige Zustimmung zur Datenübermittlung ist ausreichend, um die Zuordnung Ihrer Kundendaten sicher und dauerhaft zu gewährleisten. Melden Sie sich zunächst wie gewohnt in Ihrem Internetbanking an und befolgen Sie diese Schritte:

    1. Setzen Sie auf der Seite „Zustimmung zur Datenübermittlung“ ein Häkchen bei "Ich stimme zu".
    2. Klicken Sie auf "Speichern".
    3. Nach der eindeutigen Identifizierung Ihrer Person können Sie die verschiedenen Anzeigefunktionen im Internetbanking direkt nutzen.

    Freischaltungsprozess für die Auftragserteilung in UnionDepot im Online-Banking

    Bevor Sie das erste Mal für UnionDepot im Internetbanking einen Auftrag erteilen, akzeptieren Sie die AGB der Union Investment Service Bank AG einfach per TAN-Freigabe.

    Freischaltungsprozess für das UnionDepot-Postfach

    Die Freischaltung Ihres Postfachs bei Union Investment geht ganz bequem online. Dafür müssen Sie einfach auf der angezeigten Seite dem elektronischen Empfang zustimmen und mit der mobilen TAN bestätigen.

    Wenn Sie noch kein UnionDepot besitzen, sprechen Sie uns an. Wir beraten Sie gern zu den Produkten von Union Investment und unterstützen Sie bei der Eröffnung und Freischaltung eines UnionDepots.

    Hinweis

    Beachten Sie bitte, dass ein direkter Nachrichtenaustausch mit der Union Investment auf diesem Wege nicht möglich ist.

  • Als Firmenkunde sind Sie verpflichtet, elektronische Kontoauszüge bis zum Ende der handels- und steuerrechtlich maßgeblichen Fristen aufzubewahren (ebenso war das bisher schon bei papierhaften Kontoauszügen der Fall). Wenn Sie elektronische Dokumente aufzubewahren haben, gelten in steuerlicher Hinsicht seit dem 01.01.2015 die so genannten GoBD (= Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff). Im Einzelnen können Sie diese z.B. auf der Internetseite www.bundesfinanzministerium.de nachlesen oder downloaden.

    Die wichtigsten Fragen und Antworten im Überblick

    Werden meine elektronischen Kontoauszüge vom Finanzamt bzw. der Betriebsprüfung anerkannt?

    Das Bundesfinanzministerium und die obersten Finanzbehörden des Bundes und der Länder haben diese Frage beraten und der Kreditwirtschaft Ende Juli 2014 schriftlich mitgeteilt, dass elektronische Kontoauszüge als Buchungsbelege anerkannt werden. Das Dateiformat ist nicht vorgeschrieben, eine einfache PDF-Datei genügt. Jedoch müssen die Anforderungen der GoBD an die Aufbewahrung elektronischer Dokumente eingehalten werden. An diese Entscheidung sind alle nachgeordneten Behörden, also z. B. die Finanzämter vor Ort gebunden.

    Darf ich elektronische Kontoauszüge ausschließlich in Papierform aufbewahren?

    Aufbewahrungspflichtige elektronische Dokumente wie Kontoauszüge müssen in elektronischer Form aufbewahrt werden. Ein Papierausdruck der elektronischen Dateien genügt den steuerlichen Anforderungen nicht.

    Erfülle ich die Aufbewahrungspflichten, wenn ich die elektronischen Kontoauszüge im von der Bank eingerichteten elektronischen Postfach lasse?

    Das von der Bank eingerichtete elektronische Postfach ist nicht als dauerhafte Archivlösung gedacht. Es ist daher notwendig, dass Sie Ihre Kontoauszüge herunterladen und in Ihrem Buchführungssystem aufbewahren.

    Wer ist dafür verantwortlich, dass die Aufbewahrungsplichten erfüllt werden?

    Ab dem Zeitpunkt des Zugangs der elektronischen Kontoauszüge sind Sie als aufbewahrungspflichtiger Unternehmer allein hierfür verantwortlich.

    Wie muss ich die elektronischen Kontoauszüge aufbewahren?

    Die GoBD formulieren allgemeine Anforderungen an die Aufbewahrung elektronischer Dokumente. Sie geben keine detaillierten Vorgaben in technischer Hinsicht, sondern nur allgemeine Richtlinien. Die erforderlichen Maßnahmen können unterschiedlich ausfallen; dies hängt z.B. von der Größe des Unternehmens ab. Wir haben hier für Sie einige besonders wichtige Grundsätze aufgeführt:

    • Die elektronischen Dokumente (Kontoauszüge, Rechnungen etc.) müssen für die Dauer der Aufbewahrung unveränderbar erhalten bleiben. Das zum Einsatz kommende Verfahren muss daher die Gewähr dafür bieten, dass alle Informationen die einmal in den Verarbeitungsprozess eingeführt werden (Beleg, Grundaufzeichnung, Buchung), nicht mehr unterdrückt oder ohne Kenntlichmachung überschrieben, gelöscht, geändert oder verfälscht werden können.
    • Die Unveränderbarkeit der Daten, Datensätze, elektronischen Dokumente und elektronischen Unterlagen kann sowohl hardwaremäßig (z. B. unveränderbare und fälschungssichere Datenträger) als auch softwaremäßig (z.B. Sicherungen, Sperren, Festschreibung, Löschmerker, automatische Protokollierung, Historisierungen, Versionierungen) als auch organisatorisch (z.B. mittels Zugriffsberechtigungskonzepten) gewährleistet werden. Die Ablage von Daten und elektronischen Dokumenten in einem Dateisystem erfüllt die Anforderungen der Unveränderbarkeit regelmäßig nicht, soweit nicht zusätzliche Maßnahmen ergriffen werden, die eine Unveränderbarkeit gewährleisten.
    • Ein elektronisches Dokument ist mit einem nachvollziehbaren und eindeutigen Index zu versehen oder es muss durch organisatorische Maßnahmen sichergestellt und nachprüfbar sein, dass das elektronische Dokument auch ohne Index verwaltet werden kann.
    • Eingehende elektronische Handels- oder Geschäftsbriefe und Buchungsbelege müssen in dem Format aufbewahrt werden, in dem sie empfangen wurden (z.B. Rechnungen oder Kontoauszüge im PDF-Format). Eine Umwandlung in ein anderes Format ist dann zulässig, wenn die maschinelle Auswertbarkeit nicht eingeschränkt wird und keine inhaltlichen Veränderungen vorgenommen werden.

    Zusammenfassung

    Es reicht nicht aus, wenn Sie die elektronischen Kontoauszüge auf einer Festplatte oder einem Datenstick oder ähnlichen Medien speichern, ohne weitere Sicherungsmaßnahmen zu ergreifen. Wie in Ihrem konkreten Fall vorzugehen ist, ob z.B. die Nutzung eines Dokumenten-Managementsystems sinnvoll ist, klären Sie am besten mit Ihrem steuerlichen Berater.